Risiken vermeiden, Liquidität sichern

Richtig mahnen

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Zahlungsunfähigkeit ist mit über 90% der Hauptgrund, weshalb Unternehmen Insolvenz anmelden. Gerade in der Corona-Krise sind viele Unternehmen von Umsatzrückgängen betroffen. Das hat auch Auswirkungen auf die Zahlungsmoral, die in den vergangenen Monaten gesunken ist. Umso wichtiger ist es jetzt, mit einem effizienten Mahnwesen die Außenstände konsequent einzufordern, um nicht die eigene Liquidität zu gefährden.

Nutzen der Mahnung

Wenn Ihr Kunde es versäumt, innerhalb der vereinbarten Frist zu zahlen, erinnern Sie ihn freundlich aber bestimmt an die Rechnung und die verstrichene Fälligkeit. Das können Sie telefonisch, klassisch per Brief oder auch via eMail und anderen elektronischen Kanälen tun. Wichtig ist, dass Sie Ihren säumigen Kunden erreichen und gegebenenfalls den Zugang der Mahnung beweisen können, damit wirksam Verzug hergestellt ist. Wir empfehlen daher möglichst persönliche eMail Erinnerungen, da diese bestens dokumentiert sind.

Hat Ihr Kunde sich nach Erhalt der Erinnerung nicht gemeldet, um z. B. eine Reklamation anzubringen und hat er auch nicht bezahlt, empfehlen wir nun als zweiten Schritt einmalig klar formuliert zu mahnen. Prüfen Sie, ob das abgelaufenen Zahlungsziel bereits länger als 30 Tage zurückliegt. Falls ja, ist es sinnvoll und Ihr gutes Recht, nun auch Mahnkosten und Verzugszinsen vom Kunden einzufordern. Vermeiden Sie bitte den Fehler, durch falsche Formulierung eine Fristverlängerung zu genehmigen. Schreiben Sie also in der Mahnung nicht, dass Sie nun den Zahlungseingang innerhalb der nächsten 10 Tage erwarten, sondern schreiben Sie bitte, dass Sie diesen „unverzüglich“ erwarten.

Bleibt auch diese Mahnung ergebnis- und erfolglos, dann können Sie natürlich erneut mahnen, aber schon Albert Einstein soll gesagt haben: „Die Definition von Wahnsinn ist, immer wieder das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten.“

In diesem Sinne -  selbst gemahnt haben Sie schon.

Es ist dann an der Zeit, der Forderung Nachdruck zu verleihen, in dem Sie den Kunden für weitere Belieferungen sperren (zumindest bis zum vollständigen Ausgleich der offenen Posten). Parallel müssen Sie entscheiden, wie Sie nun unter wirtschaftlichen Aspekten mit der Forderung weiter verfahren. Dazu wägen Sie ab, ob es sich um einen Stammkunden oder einen Einmalkunden handelt. Wie hoch war der Rechnungswert? Ist der Kunde Privatperson oder Unternehmen? Sitzt er im In- oder Ausland. Ist die Forderung eindeutig oder Einrede behaftet / strittig? Gibt es weitere Besonderheiten?

Wollen Sie die Forderung selbst mittels Mahnbescheid über das Mahngericht geltend machen, beauftragen Sie einen Anwalt oder wählen Sie lieber ein Inkassobüro wie Creditreform für das weitere Vorgehen? Das kommt darauf an, inwieweit Sie überhaupt Kapazitäten für die Themen haben bzw. bereitstellen wollen und ferner wie gut Ihre Kenntnisse z. B. in Gerichtsformalitäten sind. Falls es aufgrund von Reklamationen ohnehin auf eine Gerichtsstreitigkeit hinausläuft, empfiehlt sich der Gang zum Anwalt. Da die Gerichte und im Nachgang auch die Gerichtsvollzieher mehr als stark ausgelastet sind, zeigt die Praxis, dass Sie schneller und einfacher vorgerichtlich mit einem Inkassobüro zu Ihrem Geld kommen. Letztere sind insbesondere auf die vorgerichtliche, schnelle und kostengünstige Beitreibung spezialisiert. Ideal ist zudem die Kombination aus Auskunftei und Inkasso, damit Sie bei zahlungsunfähigen Schuldnern kein gutes Geld dem schlechten hinterherwerfen.

Wo beginnt eigentlich gutes Mahnen?

Zu oft enden Auseinandersetzungen über die Fragen ob, wann und wieviel gezahlt werden muss, bei Gericht. Dann geht es darum, ob Sie beweisen können, dass Ihre Leistung in der Höhe und zu dem geforderten Zeitpunkt erbracht ist.

Seien Sie daher schon in der Angebots- und Kaufphase bis hin zur Mahnung sorgfältig in Ihrer Dokumentation. Das kann sich im Zweifel schnell bezahlt machen.
Einige Tipps dazu:

  • Sie wollen das Ihre AGB gelten? Verweisen Sie in Angeboten und auf Ihren Webseiten gut sichtbar darauf.
  • Sie wollen bestimmte Zahlungsziele vereinbaren? Machen Sie auch darauf so früh wie möglich aufmerksam.
  • Insbesondere für Sicherungsrechte - wie die verschiedenen Eigentumsvorbehalte - sollten Sie Geschäfte mit Ihren AGB wirksam vereinbaren.
  • Sie wollen sicher Verzug herbeiführen? Schreiben Sie in Ihren Rechnungen zu den Zahlungszielen ein klares Kalenderdatum. Z.B. „Zahlbar ohne Abzug bis zum 31.12.2020“ oder optional „zahlbar mit Abzug von 2% Skonto bis zum 11.12.2020 auf unser untenstehendes Konto“.
  • Dokumentieren Sie nachvollziehbar, wer wann den Auftrag erteilt hat und wann geliefert / geleistet wurde, idealerweise mit unterzeichneten Lieferscheinen bzw. Zustell- oder Abnahmeprotokolle etc.
  • Achten Sie darauf, dass Sie nur mit Kunden Geschäfte machen, zu denen Sie vollständige und korrekte Adressstammdaten haben, damit unzweifelhaft klar ist, gegen wen sich Ihre Forderung richtet. Auch dazu können Spezialisten wie Creditreform Sie beraten und dauerhaft unterstützen.

Zeitfaktor

„Zeit ist Geld“ gilt insbesondere für den Zahlungsfluss Ihrer Kunden zu Ihnen. Neben dem, dass Zahlungsstörungen Ihre Finanzplanung beeinträchtigen und Liquidität schmälern oder im Sinne des Kontokorrentzinses verteuert, sinkt auch mit jeder Woche Zeitverzug einer offenen Rechnung die Aussicht auf Erfolg um 3 %. Die Gründe liegen darin, dass sich die Bonität der Kunden über den Zeitverlauf rasch verändern kann. Zudem hat der Kunde Ihre Leistung schon erhalten und sein eigenes Interesse an der Begleichung der Forderung sinkt. Wenn Sie erst einmal Wochen und Monate verstreichen lassen, bevor Sie systematisch Ihr Geld einfordern, hat der Kunde sich schon anderen Lieferanten zugewendet und diese bezahlt. Kurz und gut: Prüfen Sie möglichst täglich die Geldeingänge auf Ihren Konten. Erstellen Sie mindestens einmal pro Woche eine offene Postenliste aus Ihrem Buchhaltungssystem und versenden die Mahnungen. Handeln Sie konsequent und schnell.

Der sprichwörtlich „nackte Mann und seine Taschen“

Trotz Best Practice im Bereich Dokumentation, Rechnungs- und Mahnwesen bekommen Sie kein Geld vom Kunden, wenn der einfach nichts hat (in Anlehnung an die Überschrift). Schauen Sie sich daher die Kunden vor einem Geschäftsabschluss an. Prüfen Sie die Identität – also wer es ist und die Bonität – also kann er voraussichtlich die kommenden Rechnungen bezahlen. Auch das gehört zu gutem Mahnwesen, denn wenn Sie bei zweifelhafter Bonität zum Beispiel nur gegen Vorkasse liefern, dann haben Sie im Mahnwesen möglichen Ärger und Aufwand gespart.

Und für stark umsatzgetriebene Unternehmen noch der kleine Hinweis: Nur bezahlter Umsatz ist guter Umsatz.

Es gibt noch etliche weitere gute Tipps, wie Sie aus Ihren Umsätzen sicher auch zu Geldeingängen kommen. Lesen Sie dazu weiter die Tipps von Creditreform oder fragen Sie dort direkt nach best Cases für Ihre Branche, Systeme und Vertriebswege.

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