Verwaltungsprozesse optimieren

Digitale Administration

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Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen findet nicht nur in der Produktion und Logistik statt, wo sie unter den Stichworten „Industrie 4.0“ oder „smarte Fabrik“ thematisiert wird. Auch in der Verwaltung gibt es immer mehr digitale Hilfen. Die Corona-Pandemie hat den Trend zur Digitalisierung beschleunigt. Homeoffice, Video-Konferenzen und interne Kommunikatioinsplattformen wie Slack setzen sich schnell und nachhaltig durch. Dieser Trend hat erhebliche Auswirkungen auf die klassischen Sachbearbeiter und alle kaufmännischen Ausbildungsberufe. Sie werden nach Expertenmeinung allmählich von Künstlicher Intelligenz, Robotern und Bots ersetzt. Das trifft im Übrigen auch das mittlere Management.

Verwaltungsprozesse

  • Kundenservice: Bots übernehmen in Call Centern zunächst Routine- und Standardfragen. Da Programme mit Künstlicher Intelligenz mit jeder Aktion lernen, können sie immer komplexere Aufgaben übernehmen. Bei jungen Kunden sind Instant Messanger wie WhatsApp immer beliebter. Bots müssen daher auch über diese Medien verfügbar sein.
  • Buchführung: Das papier- und beleglose Büro ist auf dem Vormarsch. Rechnungen werden elektronisch versandt und von Dienstleistern eingescannt. Programme erkennen die Inhalte und buchen automatisch. Auch Finanzämter und Wirtschaftsprüfer rüsten mit Spezialprogrammen auf, um Fehler und Schwachstellen in der Buchführung mit Algorithmen aufzuspüren. Arbeitszeiten werden über das Smartphone erfasst und direkt an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet.
  • Sachbearbeitung: Die manuell arbeitenden Sachbearbeiter sind ein Auslaufmodell und damit ganze kaufmännische Ausbildungsberufe. In Versicherungen z. B. übernehmen Programme die Schadenabwicklung. Durch Big Data erkennen sie Muster besser als Menschen. IT-Systeme arbeiten 24 Stunden ohne Urlaub. Kunden platzieren ihren Auftrag online und setzen automatisierte Prozesse der Auftragsabwicklung in Gang. Die Digitalisierung macht es möglich, dass Prozesse wie Antragsbearbeitung, Risikoprüfung, Schadensbearbeitung und Plausibilitätsprüfungen von intelligenter Software kostengünstiger und schneller bearbeitet werden.
  • Cloud-Services: Unternehmen wie Amazon, Google, Apple, Dropbox, aber auch deutsche Rechenzentren bieten immer mehr Services in der Cloud, die eine bessere Zusammenarbeit der Mitarbeitenden untereinander und mit Kunden ermöglichen (Kollaboration). Durch die Nutzung von Cloud-Software entfallen der Kauf und die dezentrale Pflege von Unternehmenssoftware. Das spart nicht nur Sachkosten, sondern auch Mitarbeiter.
  • Arbeitstools: Daneben gibt es viele nützliche Apps für Smartphones und Tablets, die das tägliche Arbeiten in der digitalen Welt erleichtern. Dazu gehören in Corona-Zeiten verstätkt Video-Konferenzen und interne Kommunikationsplattformen (z. B. Slack).

Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse zu Beginn als größeres Projekt und danach über kontinuierliche Verbesserungen. Recherchieren Sie dafür passende Softwarelösungen und Experten. Es gibt bereits zahlreiche Lösungen im Markt für Branchen und Bereiche. Beginnen Sie mit der digitalen Transformation lieber jetzt, bevor es zu spät ist.

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