03.06.2019

Fristen beachten, Kosten vermeiden

Digitales Vertragsmanagement

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Eine nachlässige Organisation aller im Unternehmen abgeschlossenen Verträge mit Dienstleistern und Lieferanten kann sehr teuer werden. Lücken in der Vertragsverwaltung und im Controlling führen zu kostspieligen Versäumnissen und Fehlentscheidungen, z. B. wenn Wartungsverträge für längst ausgemusterte Maschinen nicht rechtzeitig gekündigt oder die Chance zur Neuverhandlung von Einkaufspreisen vertan wird. Um dies zu vermeiden, ist ein systematisches Vertragsmanagement nötig, für das es heute leistungsfähige Software gibt.  

Zentrale Dokumentenverwaltung

Oft ist das Wissen über und zu bestimmten Verträgen innerhalb des ganzen Unternehmens verstreut. Die Verträge lagern im Einkauf und in der Produktion, finden sich mehrfach in unterschiedlichen Abteilungen oder anderen Hausbereichen. Jede einzelne Abteilung hat ihr eigenes Ablagesystem, manchmal sogar noch jeder einzelne Sachbearbeiter. Im Ernstfall weiß niemand mehr genau, wo sich das Originaldokument mit Zusatzvereinbarungen beispielsweise über Preisänderungen oder Nachträgen befindet. Um dieses Problem zu beheben, sollten Sie zunächst die Verwaltung aller Vertragsdokumente zentralisieren. Damit stellen Sie sicher, dass immer eine aktuelle Vertragsversion an einer Stelle im Unternehmen einsehbar und im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung oder auch einer Betriebsprüfung schnell verfügbar ist.

Dezentraler Zugriff

Nicht nur das Wissen über den Aufbewahrungsort der Verträge ist wichtig, sondern auch das Wissen über die Vertragsinhalte und daraus resultierende Pflichten. Dieses ist nicht selten nur bei einzelnen Mitarbeitern vorhanden und somit für den Rest der Belegschaft nicht mehr zugänglich, sobald jemand krank wird, Urlaub hat oder aus dem Unternehmen ausscheidet. So fehlen Ihnen z. B. Informationen über Nebenabreden, mögliche Optionen oder bereits geführte Verhandlungen. Um das zu vermeiden, müssen alle Vertragsinformationen gebündelt und den Sachbearbeitern und Entscheidungsträgern im vollen Umfang zugänglich gemacht werden. Nach der Zentralisierung werden also sämtliche Vertragsdaten wieder dezentral zur Verfügung gestellt, was mithilfe leistungsfähiger Software kein Problem sein sollte. Durch die Dokumentation der Zugriffe sind solche IT-Lösungen auch revisionssicher. 

Fristenkontrolle

Unter Kostenaspekten sind insbesondere Laufzeiten, Kündigungsfristen und Vertragsvolumina interessant. Wie viele Euros können in welcher Zeit durch Vertragskündigungen eingespart werden? Welche Verträge sind strategisch relevant (must have), welche nicht zwingend notwendig (nice to have)? Automatische Warnhinweise zu ablaufenden Kündigungsfristen (Wiedervorlagen) mit Eskalationsstufen sind mit digitaler Vertragsmanagement-Software heute Standard.

Aktualisierung 

Wenn Sie die vorangegangenen Schritte im Management und allen Abteilungen umgesetzt haben, kann es immer noch sein, dass diese Maßnahmen nicht lückenlos und kontinuierlich von allen Beschäftigten beachtet werden. Hier ist die Selbstdisziplin jedes an Vertragsprojekten beteiligten Mitarbeiters gefragt, damit die Dokumente und Vertragsdaten auch weiterhin auf einem aktuellen Stand gehalten werden. Unterschiedliche Berechtigungskonzepte stellen sicher, dass digitales Vertragsmanagement nicht nur sicher, sondern auch effizient ist.

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